A nyomtatók árának drasztikus csökkenése oda vezetett, hogy manapság szinte minden számítógéppel rendelkező háztartásban található nyomtató vagy multifunkciós eszköz is. Ezek használata általában rendkívül egyszerű, mindaddig, amíg csak egy számítógépről szeretnénk azt üzemeltetni. Amint több számítógépünk van, máris igény mutatkozik a nyomtató megosztására. Egyes felhasználók ezt úgy oldják meg, hogy mindig arra a számítógépre kötik a nyomtatót, amelyikről aktuálisan használni szeretnék. Ez a legkényelmetlenebb megoldás, folyamatos kábelbabrálást igényel. Másik ismert megoldás Windows alatt a nyomtató megosztása ( printer sharing ), így a hálózatra kötött gépek is használhatják azt – ez a régi „olcsó” hozzáállás. Ennek a megoldásnak az a hátránya, hogy azt a komputert, amelyre a megosztott nyomtatót rákötöttük, folyamatosan bekapcsolva kell tartanunk. Eszünkbe sem jut, hogy ezzel mennyi áramot fogyasztunk feleslegesen (igen, az átlagos számítógép fogyasztása jócskán 100 watt felett van!). A mai modern technológiának köszönhetően forgalomba kerültek az úgynevezett hálózati nyomtatószerverek (printer server ). Ezek olyan kisméretű hardverek, amelyekkel nyomtatónkat, multifunkciós eszközünket hálózaton is elérhetővé tehetjük, számítógép nélkül.
Az alig néhány ezer dinárért megvásárolható nyomtatószerverek csupán csatlakoztatnunk kell a nyomtatónkra, illetve a hálózatunkra és máris elkészült a hálózati nyomtatónk. Természetesen minden nyomtatószerver konfigurálható, általában egy webes felületen keresztül, ezt azonban olyan szinten leegyszerűsítették, hogy bárki elboldogul vele. A konfigurálás legtöbb esetben csak annyiból áll, hogy kiválasztjuk a csatlakoztatott nyomtató típusát, illetve a kívánt hálózati paramétereket beállítjuk – ha szükséges. Ezek után bármely számítógépre telepíthető a hálózativá átvarázsolt nyomtatónk, hasonlóképp mint a Windowson keresztül megosztott nyomtatók (természetesen a driver CD-re esetenként szükségünk lehet). Léteznek Wifi antennával ellátott változatok is (szerény felárért), melyek akár a drótnélküli hálózatunkon is képes kommunikálni. A konfigurációjuk hasonlóan egyszerű. Akinek több nyomtatója van, olyan modellt is vásárolhat, mely egyszerre több nyomtatót is képes lekezelni a hálózaton.
A nyomtatószerverek használatával elkerülhetjük egy számítógép folyamatos üzemben tartását, annak energiapocsékolását is. A nyomtatószerverek saját áramellátást igényelnek, azonban fogyasztásuk rendkívül alacsony. A hálózati nyomtatószerverre kapcsolt nyomtatónk független a hálózatba kötött számítógépektől, illetve az azokon futó szoftverektől, operációs rendszerektől. Gyakorlatilag bármely eszköz, mely képes használni hálózati nyomtatót, használható a nyomtatószerverekkel, nincsenek kompatibilitási problémák, ugyanis a nyomtatószerverek legnagyobb része több különböző nyomtató megosztási protokollt is ismer és alkalmaz egyidejűleg.
A használat során azt is észrevettük, hogy helyenként a nyomtatás sokkal gyorsabban elindul ezen eszközön keresztül, mint a windowsos nyomtató megosztás estében. Amióta a Magyar Szó nyomdai részlegében elláttuk nyomtatószerverrel egy hálózati csatlakozóval nem rendelkező nyomtatót, a nyomtatás beindulására már nem kell sokat várni. A számítógépen a „Nyomtass” gomb lenyomása után pillanatokon belül elindul a nyomtatás, míg a régi Windows alapú megosztás esetében alkalmanként akár egy percet is várnunk kellett egy bonyolultabb munka kinyomtatására.
Minden egyes érdeklődőt arra figyelmeztetünk, hogy mielőtt egy ilyen eszközt megvenne, ellenőrizze a kiválasztott termék tulajdonságait. Elsőként azt, hogy a már meglévő nyomtatóval összeilleszthető-e. Minden egyes nyomtatószerverrel érkezik egy lista (táblázat), hogy mely nyomtatókkal képes együttműködni és milyen mértékben. Ne vásároljunk olyan eszközt, melynél ezek a paraméterek nem elérhetőek, ugyanis reklamációként nem fogadják el azt, hogy épp a mi nyomtatónkkal nem működőképes az eszköz. Sajnos vannak gyártók, akik sem az eszközzel, sem az interneten nem közölnek információkat arról, hogy mely nyomtatókkal tesztelték le a működőképességét a nyomtatószervernek. Ezeket a gyártókat legjobb elkerülni, mivel egyetlen egy eszköz sem használható univerzálisan minden nyomtatóval.
Vannak akik nem csupán nyomtatót, vagy multifunkciós eszközt szeretnének megosztani, hanem egy közös merevlemezt is. Érdekesség, hogy egyes Wifi-s nyomtatószerverek USB portjára külső merevlemezt is rá lehet kapcsolni, melyet a hálózaton megoszt az eszköz. Ha egyszerű fájlszerverre is szükségünk van, akkor legolcsóbb egy ilyen eszközbe befektetni.
