A Gmail népszerűségére építve rengeteg hasznos, a levelezőrendszerhez készített külső szolgáltatás érhető el a weben, amelyek képesek az üzenetkezelést még hatékonyabbá tenni. A plusz funkcionalitással szemben ez esetben is az adatvédelmi problémákat találjuk a mérleg másik oldalán, vagyis ezek a megoldások csak akkor képesek tenni a dolgukat, ha hozzáférést engedünk nekik üzeneteinkhez, névjegyalbumunkhoz, naptárunkhoz. Tehát mindenképpen olvasni fogják e-mailjeinket, így csak a valóban megbízható szolgáltatásoknak adjuk meg az ehhez szükséges engedélyt. Itt a kizárólag iparágilag elismert, jó hírnévvel rendelkező szoftvereket, kiegészítőket gyűjtöttünk össze, és kerültük a kisebb, alig ismert ajánlatokat.
Ha levélről beszélünk, sokunknak előbb ugrik be az elektronikus, mint a hagyományos. A borítékos formát szinte már csak a hivatalos szervek és a cégek használják kapcsolattartásra és persze csekk-küldésre, magánszemélyek között egyre kevésbé jellemző a levelezgetés, a képeslapok pedig már a turistaparadicsomokból is elkezdtek eltünedezni. Mennyivel jobb és élvezetesebb az Instagramon, elektronikus levélben, valamelyik üzenetküldőn vagy éppen a Facebookon beköszönni az ismerősöknek, hiszen az üzenet azonnal átér, és azonnali választ is kaphatunk. A számtalan kommunikációs csatorna megjelenésével sokan már temették a közel 50 éves e-mailt, de az köszöni, még mindig jól van. Ugyan az emberek egymás között már inkább azonnali üzenetküldő szolgáltatásokkal tartják a kapcsolatot, vagy éppen a közösségi oldalakon kommunikálnak minden ismerősükkel, a hivatalos és üzleti levelezésben az elektronikus levél dominál. E-mail formájában érkeznek a meghívók, a foglalások, a repülőjegyek, a vásárlások visszaigazolásai, az üzleti megkeresések, a céges belső levelek, az átnézendő dokumentumok, és egyre gyakrabban a közüzemi számlákat is az elektronikus fiókokba postázzák a cégek.
E-mail-fiókunk életünk egyik központjává vált, amely nélkül manapság már szinte nem tudnánk létezni. Nem teljesen felhőtlen azonban az örömünk az e-mail létezése kapcsán. Mivel az elektronikus levelek azonnal célba érnek, manapság már az internetes etikett ellen vét az, aki nem válaszol rájuk 24 órán belül semmit sem. A feladók azonnali választ várnak, amely elvárást az okostelefonok megjelenése csak fokozta, hiszen ma már majdhogynem mindenkinek a zsebében ott lapul egy eszköz, amelyre az év 365 napján, a nap 24 órájában, megállás nélkül özönlenek az e-mailek. A technológia átka, hogy e-mailekkel kelünk és fekszünk, és naponta akár több órát szentelünk a feldolgozásukra. A legtöbb levelet ugyanis nem elég elolvasni, sokuk egy új teendőt ad nekünk. Amerikában már külön szakirodalma van az úgynevezett zero inbox problémakörnek, azaz hogy miként lehet a beérkezett üzenetek mappát hatékonyan lenullázni.
A Gmail-szakivá válás útján elsőként lélekben kell felkészülni a kihívásra. Annál is inkább, mert levélkezelési szokásainkon is érdemes változtatni, hogy felszabaduljunk a mentális nyomás alól. Vannak, akiknek állandóan több ezer olvasatlan levéllel kell együtt élniük, mégis képesek egy úgynevezett inbox-szünetet beiktatni, amikor nem foglalkoznak a beérkezett üzenetekkel. Hajlamosak vagyunk tíz-húsz percenként ellenőrizni postafiókunkat, megpróbálva azonnal reagálni mindenre. Ha éppen valamilyen másik munkát végzünk, akkor így állandóan megszakítjuk tevékenységünket, kevésbé leszünk fókuszáltak, ami időgazdálkodási (time management) probléma. Sokkal jobban járunk, ha blokkosítva próbáljuk feldolgozni a beérkező üzeneteket, például minden reggel 9 és 11 óra, majd délután 15 és 16 óra között, és ha szükséges, akkor este is, így napközben a levelek nem vonják el figyelmünket. Hétvégén pedig jobb tényleg kikapcsolni. Ha szükséges, akkor egy appot is segítségül hívhatunk erre – lentebb olvasható. Alternatív megoldásként meghatározhatunk magunknak egy napi időlimitet, amennyit hajlandóak vagyunk a levelekkel foglalkozni, például napi négy órát. Fogadalmunk betartásához a toggl.com vagy a rescuetime.com megoldása jó választás lehet. Másrészt szét kell választanunk a valóban hasznos és a haszontalan e-maileket. Ehhez a Gmailben beállíthatunk szabályokat, illetve külső szortírozó szolgáltatásokat is bevethetünk. Hasznos lehet emellett néhány kiegészítővel a beérkező üzenetek mappa átalakítása az igényeikhez igazítva. Második lépésben iratkozzunk le a hírlevelek nagy részéről. A közösségi oldalak értesítéseinek például az adott szolgáltatásokon van a helye, és a reklámleveleket is csak akkor tartsuk meg, ha azok tartalma túllép a „jó erről is tudni” faktoron. Emellett érdemes lényegre törően fogalmazni, kerülve a felesleges sorokat, hiszen így nemcsak partnerünknek, hanem magunknak is időt spórolhatunk meg. Kitűzhetjük célul a négymondatos limitet, amihez a four.sentenc.es még segítséget is ad egy beilleszthető aláírás formájában. A készítők egyébként a két- (two.sentenc.es), a három- (three.sentenc.es) és az ötmondatos (ive.sentenc.es) fogadalmakat is kiszolgálják (a hatot viszont már nem).
Címzés, írás, feladatkezelés
Nemcsak a fogalmazáskor nyerhetünk időt, hanem például a címzés alkalmával is. Ha gyakran levelezünk egy bizonyos csoporttal – például egy projekt tagjaival vagy például egy beszállító munkavállalóival –, ajánlatos külön név alá szervezni tagjait ahelyett, hogy egyenként címeznénk meg mindenkit. A művelethez kattintsunk a Gmail bal felső sarkában található [Levelek] gombra, amely egy legördülő menüt rejt, majd válasszuk a [Címtár] lehetőséget. A megjelenő ablakban ezt követően hozzuk létre halmazunkat az [Új csoport…] linkre kattintva, adjunk neki nevet, majd kezdjük el felvenni a kapcsolódó személyeket úgy, mintha a leveleket címkéznénk meg. A későbbiekben a csoport nagy könynyebbséget jelent majd, hiszen elegendő lesz a nevét begépelni a benne foglalt emberek megcímzéséhez. Az imént bejárt legördülő menüben ajánlott a [Feladatok] csoportot is aktiválni, ami ugyan nem nyit meg egy új ablakot, ám megmutatja a Gmail beépített feladatkezelőjét. Aktiválásával a jobb alsó sarokban azonnal megjelenik a vonatkozó panel, amelyre a [+] gomb megnyomásával vihetünk fel újabb teendőket. Sajnos ütemezést nem állíthatunk be, így ha a feladatokhoz időt is rendelnénk, célszerű a később bemutatott egyik kiegészítőt segítségül hívni. A listához bármilyen, teendőt tartalmazó levelet könnyen hozzárendelhetünk, amennyiben a levél felett megjelenő menüsorban a [Továbbiak] gombra, majd az [Elhelyezés a feladatok között] utasításra kattintunk. Ugyanitt az [Esemény létrehozása] gombbal egy naptárbejegyzést is létrehozhatunk, amely automatikusan kiküldi a meghívókat a levél minden résztvevőjének. Érdemes használni, hasonlóan a [Lezárás] lehetőséghez, amely elnémítja számunkra az éppen aktuális beszélgetést, így később már nem fogjuk látni az arra érkező – számunkra nem érdekes – válaszokat. Az áttekinthető postafiók érdekében ezenfelül javasolt a levelek tárgyát mindig az adott témához igazítani. Előfordulhat, hogy például egy céges levelezés egy irodában hagyott ételhordóval kapcsolatban indul el, később viszont izgalmas fordulatot vesz, amely esetben már nem lesz releváns a „Ki hagyta a konyhában?” cím. Az átnevezés szerencsére lehetséges, ehhez levélírás közben kattintsunk a címzett mellett található nyílikonra, majd a legördülő listában keressük meg a [Tárgy szerkesztése] lehetőséget. Elég az ismétlésekből! Mielőtt továbbhaladnánk, látogassuk meg a Gmail beállításait, a jobb felső sarokban található fogaskerékre, majd a megfelelő hivatkozásra kattintva. Az [Általános] fülön érdemes a küldés visszavonása lehetőséget engedélyezni, így egy levél elküldését követően legalább 10, 20 vagy 30 másodpercünk lesz arra, hogy meggondoljuk magunkat. Bizonyára mindenkivel megtörtént már, hogy hirtelen felindulásból elküldött egy levelet, amit azonnal megbánt – az opciót pont ezekre az esetekre találták ki. Utána mindenképpen érdemes átgondolni az alapértelmezett válaszadási viselkedést, hiszen itt akár a [Válasz mindenkinek] opciót is alapértelmezettnek vehetjük, ami főként akkor lehet hasznos, ha nagyobb csoportokban dolgozunk.
Lentebb lehet saját aláírást beállítani, amely ezt követően minden levelünk végén automatikusan megjelenik majd. Ha sok levélre válaszolunk, aktiválásával értékes perceket nyerhetünk. Ugyanakkor az is tény, hogy a szerkesztő meglehetősen puritán, így látványos, dinamikus tartalommal is rendelkező névjegyhez külső szolgáltatást kell bevonnunk, például a WiseStamp, a SignatureSatori, a MailDoodler, a Htmlsig vagy éppen a ZippySig egyaránt jó választás lehet. Az említett szolgáltatások ugyanis gazdag személyre szabási lehetőségeket, ahhoz kapcsolódó analitikát, valamint több sablon kezelésének lehetőségét is tartalmazzák – sajnos havidíjért cserébe, így ha nem akarunk fizetni, és alább tudunk adni az igényeinkből, a si.gnatu.re is jó választás lehet. Alternatív megoldásként érdemes bevetni a [Labs] kísérleti funkciói közül az [Előre megírt válaszok] modult, amely ugyan sablonok készítésében nyújt segítséget, ám több verzióban is elkészíthetjük vele aláírásunkat – például több nyelven –, amit aztán a levél írása közben mindöszsze egyetlen kattintással betölthetünk az [Új üzenet] ablak jobb alsó sarkában lévő, lefelé mutató nyílra, majd az [Előre megírt válaszok] csoportra kattintva. Melegen ajánljuk a kiegészítő használatát, hiszen így elkerülhetjük az ismétlődő sorok begépelését, ami hosszú távon rengeteg felszabaduló időt eredményezhet.
Címkék és szűrés
A beállításokon belül az [Általános] fülön érdemes még megismerkedni az automatikus válasz lehetőségével, amit főként nyaraláskor hasznos bekapcsolni, vagy akár hétvégéken, illetve a [Beérkező üzeneteken] belül a postaládatípus kiválasztásával is lehet kísérletezni, kiválasztva a nekünk leginkább megfelelő elrendezést. Mindenképpen keressük fel a [Címkék] csoportját, hiszen postafiókunk megfelelő szortírozása felé ez az első lépés, amit mindenképpen meg kell tennünk. Megéri előre átgondolni, hogy milyen rendezési elv alapján akarjuk szétválogatni a beérkező üzeneteket. A projekteket külön-külön vezessük, például a családi leveleket nem jó keverni a belső céges levelezéssel, és a hírlevelek is más megítélés alá esnek, mint az eseménymeghívók. Hozzunk létre megfelelő címkéket, majd kezdjük el azokat aktívan használni, és akár funkcionalitás alapján is alkothatunk csoportokat. Mondunk is rögtön erre egy példát: javasoljuk, hogy legyen egy [Választ vár] csoport, amelyet rendeljünk hozzá minden olyan, elküldött levélhez, amellyel kapcsolatban a válasz függvényében további teendőink vannak. E módszerrel később, a munkanap végén visszanézhetjük, hogy melyik fontos levelünkre nem kaptunk választ, melyikhez kell emlékeztetőt küldenünk, akár sablonokat használva. Ha előkészítettünk minden címkét, keressük fel a beállítások menü [Szűrők és letiltott címek] csoportját, majd kezdjünk hozzá leveleink szortírozásához. Az elgondolás a „ha ez, akkor legyen az” elvet követi, azaz ha egy feltétel teljesül, legyen az akár egy e-mail-cím vagy egy levél tárgya, akkor automatikusan végrehajtathatunk egy utasítást. A leveleket szűrhetjük feladó, címzett, tárgy és a levél tartalma szerint – ahol kizárásra is lehetőségünk van –, valamint a mellékletek méretével is számolhatunk. Ha például egy webáruháztól folyamatosan zavaró leveleket kapunk, adjuk meg az adott cég által használt e-mail-címet, majd lépjünk tovább. Ha nem jut eszünkbe egyik feltétel sem, keressünk rá az egyik levélre, majd a [Továbbiak] menüpontra kattintva válaszszuk az [Ehhez hasonló üzenetek szűrése] lehetőséget. Állítsuk be a feltételeket, majd lépjünk tovább a [Szűrő készítése a keresés alapján] linkre kattintva. Ekkor több opció áll rendelkezésünkre. Egyrészt a keresési feltételnek megfelelő üzeneteket átléptethetjük a beérkezett üzenetek mappán, hogy azok egy pillanatra se vonják el a figyelmünket, emellett olvasottnak jelölhetjük, megcsillagozhatjuk, felcímkézhetjük és átirányíthatjuk azokat egy külső e-mail-címre, illetve automatikusan spamnek jelölhetjük és törölhetjük, kategorizálhatjuk. Ha választottunk, végezetül ne felejtsük el bepipálni a [Szűrő alkalmazás az egyező beszélgetésekre is] opciót, hogy a szabály visszamenőleg is érvényes legyen. A hírlevelek kiszűréséhez egyébként a legjobb módszer egy aliascím létrehozása, így később a szabályokat a címzett alapján tudjuk majd beállítani. Azaz ha az e-mail-címünk felhasznalo@gmail.com, regisztráljunk mellé egy felhasznalohirlevel@gmail.com címet is, és azzal iratkozzunk fel a hírlevelekre. Ezt követően navigáljunk a beállításokhoz, majd a [fiókok] csoportban vegyük fel a postafiókot az [E-mail-fiók hozzáadása] parancscsal, majd a cím alapján minden beérkező levelet irányítsunk a hírlevelek mappába.
A szűkös méretű módszerrel akár öt-tíz e-mail-fiókot is egy Gmail-proilba irányíthatunk, így létrehozva szuperfiókunkat. Az ötlet első hallásra akár jónak is tűnhet, de nem éppen a rendezett, „nulla beérkező üzenet” irányt erősíti. Annál is inkább érdemes óvatosan bánni e lehetőséggel, mert az ingyenes fiók mérete a Google levelezőrendszerében sajnos véges, mindöszsze 15 GB áll rendelkezésünkre, ami hamar szűk lehet. Érdemes megelőzni a bajt, és kerülni a nagy csatolmányok küldését. Ha mégis kénytelenek vagyunk 3 MB-nál nagyobb üzeneteket célba juttatni, akkor vagy vessünk be külső szolgáltatást – például a Wetransfert –, vagy egy online tárhely tartalmát osszuk meg link formájában. A OneDrive például remek eszköz lehet erre, amely többek között időlimitet is képes rendelni a megtekintéshez. Ha viszont már megtörtént a baj, kezdhetünk törölni. Az adatvesztés elkerülése érdekében érdemes előtte biztonsági mentést készíteni teljes fiókunkról például a Gmvault vagy az UpSafe megoldásával. Ezt követően belekezdhetünk a törlésbe, amit megfelelően szortírozott levelesládát alapul véve a hírlevelekkel és más kevésbé fontos üzenetekkel érdemes kezdeni. A következő célpontot a nagy csatolmánnyal rendelkező levelek kell hogy jelentsék, amelyeket a kereső lenyíló menüjén keresztül tudunk megtalálni. Persze manuálisan is begépelhetjük a kifejezést. A [larger:3m after:2015/1/1 before:2017/12/31] például a 2015 és 2018 közötti, 3 megabyteosnál nagyobb leveleket gyűjti egy helyre. A végső megoldás persze a tárhely növelése, ám jobban járunk, ha menet közben is megpróbáljuk rendben tartani leveleinket.
Gmail szolgáltatások
Számtalan remek zero inbox szolgáltatás létezik, de talán a legjobb közülük a Sortd, amely egy böngésző beépülő formájában speciális skint húz levelező fiókunkra. A főablakot több hasábra szabdalja, így a beérkező üzenetek mellé kerül egy teendők, egy követendő, valamint két felhasználó által definiálható csoport. Az egyes hasábokat szabadon átnevezhetjük, teendőkkel egészíthetjük ki, levelezésünket így egy nagy teendőlistává alakítva. Az elgondolás egészen zseniális, egyedüli szépséghibája, hogy csupán Chrome-támogatással rendelkezik, mobilon például nem láthatjuk szortírozásunk eredményét. (sortd.com)
Google Naptármodul
Időpont-egyeztetéshez vagy ütemezéshez külön fülön kell tartanunk a Google Naptár szolgáltatását, vagy jobban járunk, ha beépítjük azt közvetlenül a Gmailbe. Ha így teszünk, akkor az mindig elérhető lesz az oldalsávon.
Mailstorm
Szűken mérik a Gmail ingyenes tárhelyét, így az aktív levelezőknek viszonylag hamar szűkössé válhat a 15 GB-os fiókméret. A Mailstorm nagy segítséget jelenthet a levelek szortírozásában, az általa használt algoritmus ugyanis feladó, címzett, tárgy, levelezőlista, az üzenet beérkezésének ideje és például méret alapján külön gyűjti a leveleket. Felületén könnyebben megtalálhatjuk a minket érdeklő üzeneteket, illetve azokat a leveleket, amelyekre már biztosan nem lesz szükségünk. Sajnos fizetés nélkül csak legutóbbi ötezer levelünk átnézését engedélyezi, és azoknak is csak egynegyedét törölhetjük. A trialverzión túl havi 5 dolláros csomagot találunk. (mailstrom.co)
Fullcontact
Az Outlook sokak által kedvelt Social Connector megoldását építhetjük be közvetlenül a Gmail felületébe a szolgáltatással. A FullContact egy külön névjegysávot húz fel a levelek oldalán, ahol nemcsak a feladó minden fontos adatát láthatjuk, de nyomon követhetjük legutóbbi közösségi frissítéseit is, fizetős verziójában ráadásul csoportmunkaeszközöket is találunk, így akár ügyfélkezelésre is bevethető a FullContact. Ingyenesen ötezer névjegy kezelését engedélyezi, ami a legtöbb magánfelhasználónak bőségesen elegendő lehet. (fullcontact.com)
Batchedinbox
Ha úgy érezzük, hogy Gmail-fiókunk a pokol megtestesítőjévé vált, vessük be a BatchedInbox megoldását, amellyel ütemezhetjük a folyamatos levélforgalmat, kvázi késleltetve az üzenetek érkezését. Így például, ha jelenleg minden reggel ébredés után az első dolgunk leveleink elolvasása, állítsunk be egy este 10 és reggel 9 közötti „csendszünetet”. Érdemes naponta háromszor engedélyezni a levelek érkezését, így pontosan tudni fogjuk, mikor kell megnyitni levelezőfiókunkat, nem azt figyeljük állandóan, a nap 24 órájában. A határidők közeledtével természetesen érdemes lazítani a szigoron, vagy legalábbis bevetni egy alternatív kommunikációs csatornát. A BatchedInbox sajnos csak 14 napos trial időszakot kínál, utána havi 10 dollárt kér munkájáért, viszont már a regisztráció során elkéri bankkártyaadatainkat. (try.batchedinbox.com)
Wisestamp
Látványos névjegyeket készíthetünk a szolgáltatás bevonásával, szinte minimális erőbefektetéssel. Az ingyenes sablonokban beállíthatjuk profilképünket, nevünket, titulusunkat, főbb kapcsolati adatainkat, és a közösségi profiljainkat is belinkelhetjük, sőt akár legutóbbi Twitter-üzenetünket, Facebook-megosztásunkat is névjegyünk alá rendezhetjük. Mindezért még fizetnünk sem kell, ám ha módosítani akarjuk például a fontok és az ikonok méretét vagy a sablon színét, akkor már a zsebünkbe kell nyúlnunk. Hasonlóan ahhoz, ha ki akarjuk használni a program másik előnyös funkcióját, a párhuzamos névjegyeket. Azaz akár több profilt is alkothatunk, ha például nem akarjuk mindenkinek elküldeni a telefonszámunkat. Ha minket csak ez utóbbi funkció érdekel, a Labs [Előre megírt válaszok] kiegészítője jobb választás lehet, főként, hogy az ingyenes. (webapp.wisestamp.com)
Boomerang For Gmail
Sokféle módon el lehet érni a zero inboxot, talán a legegyszerűbb, ha mindig kiürítjük levelesládánkat, a teendőt tartalmazó üzenetek feldolgozását pedig szimplán csak elodázzuk egy későbbi időpontra, bumerángként elhajítva azokat. Vélhetően innen származik a szolgáltatás neve, amellyel időzített üzeneteket küldhetünk másoknak, illetve előreküldhetünk magunknak egy levelet az időben. Sőt, feltételeket is beállíthatunk, például visszaküldhetjük magunknak a levelet, ha partnerünk az általunk megadott időintervallumig nem válaszolt, vagy nem nyitotta meg azt. A kiegészítő levélíró aszszisztenst is tartalmaz, amely angol nyelven használható. (boomeranggmail.com)
Activeinbox
A Sortdhez hasonlóan a levelekre mint elvégzendő teendőkre tekint az Active Inbox, ám az oszlopos felosztás helyett inkább időbélyegeket rendel a beérkező üzenetekhez. Vagyis ha érkezik egy levél postafiókunkba, amellyel valamilyen feladatunk van, de nem tudjuk azt azonnal elvégezni, meghatározunk egy időpontot, amire készen kell lennünk vele. A beérkező üzenetek mappa tetején így mindig az aznapi teendőink és feldolgozandó leveleink lesznek, amelyek mellett leszűrhetjük az egy nappal későbbre, az adott hétre ütemezett üzeneteket, valamint azokat, amelyekkel már régen végeznünk kellett volna. Az elgondolás remekül működik a gyakorlatban, főként, hogy levelektől függetlenül is rögzíthetünk feladatokat, és akár egyedi listákat is alkothatunk. A szolgáltatás két hétig ingyenesen tesztelhető. (activeinboxhq.com)
Sanebox
Akár órákig is elemezhetik a SaneBox robotok meglévő postafiókunkat, hogy utána megpróbálják a lehető leglogikusabban szétválogatni az abban megtalálható leveleket. Az első használat előtt egy varázsló vezet minket végig a legfontosabb beállításokon, így megadhatjuk például a szortírozás szigorát, beállíthatunk mappákat a hírleveleknek, vagy azoknak a leveleknek, amelyekből mi csak másolatot kaptunk, illetve később felbukkanó időzített mappákat is használhatunk. A háttérben lévő mesterséges intelligencia az első beállítást követően folyamatosan figyeli, hogy melyik levelet hova helyezzük át, így megpróbál automatikus szűrőket beállítani. Kétségtelenül remek, produktivitást segítő megoldásról van szó, de sajnos megkérik az árát – legkisebb, egyetlen e-mail-fiókot tartalmazó csomagja évi 60 dollárba kerül. (sanebox.com)
Snapmail
Ez az üzenet 60 másodpercen belül megsemmisül – ez nem egy kémfilmben elhangzó mondat, hanem a Snapmail automatikusan generált üzenete. A szolgáltatás ugyanis biztonságos levelezést kínál két fél között: a levélben foglalt tartalmat titkosítja, és saját felhőjébe helyezi, hogy az egyedi URL első látogatója 60 másodpercig elolvashassa azt. Hosszabbítás nincs, így nem érdemes hosszabb regényeket ekképp küldözgetni, illetve a megoldás nem nyújt teljes körű titkosítást, így a beszélgetést akár le is hallgathatja egy hacker. (snapmail.co)
Mailvelope
Ha magasabb fokú biztonságra vágyunk, mindenképpen telepítsük a Malivelope ingyenes kiegészítőjét, amely számos népszerű levelezőszolgáltatáshoz elérhető, többek között a Gmailhez is. A böngészőbeépülő telepítését követően közvetlenül a levelező felületén – amelynek kezelése rendkívül felhasználóbarátnak mondható – is elérhetővé válik a titkosítás. Elsőként látogassuk meg a Mailvelope beállításait, és hozzuk létre saját publikus kulcsunkat, amelyhez a program generál majd privát kulcsokat. Ha viszont már rendelkezünk eggyel, töltsük fel azt a kiszolgáló szerverére. Az üzeneteken belül titkosított blokkokat helyezhetünk el ugyanúgy, mintha egy szimpla levelet írnánk, sőt 20 megabyte fájlméretig még a csatolmányokat is rejtjelezhetjük. Természetesen a fogadó félnek is rendelkeznie kell egy PGP-kulccsal ahhoz, hogy az üzenet tényleg célba érhessen, máskülönben sikertelen lesz a dekódolás. Célszerű mindkét félnek telepítenie a Mailvelope kiegészítőjét, hogy zavartalan legyen a kommunikáció - mailvelope.com (PC World nyomán).
