Számtalan esetben előfordul, hogy az önálló tevékenységbeliek mielőtt kérelmezik nyugdíjba vonulásukat, megoldhatatlannak látszó problémákkal állnak szemben. Ezek megoldásához nyújtunk áttekintést, elsősorban a szolgálati éveknek a munkakönyvbe való bejegyzéséről.
A gazdasági társulások alapítóinak és a társulás tagjainak szolgálati éveik munkakönyvbe való bejegyzéséhez, abban az esetben, ha az érintettek nincsenek munkaviszonyban az adott vállalatban, a következő dokumentumok szükségesek. Először is formanyomtatványon kérelmet kell átadni a vállalat székhelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási kirendeltségben, ehhez csatolni kell az adott szervezet bizonylatát, hogy az érintett adót fizetett arra az időszakra, amikorra a szolgálati éveit be kell jegyezni munkakönyvébe, s ugyanilyen bizonylat kell arra vonatkozóan is, hogy a nyugdíjbiztosítási járulékot is fizette. Ezenkívül át kell adni a munkakönyvet, a személyazonossági igazolvány fénymásolatát és a kitöltött M-1/SP és M-2/SP űrlapokat. Amennyiben a szóban forgó kérelmező a nyugdíjbiztosítási nyilvántartásban nincs bejegyezve a fent említett két űrlap alapján, és nem rendelkezik bizonylattal arra vonatkozóan, hogy a nyugdíjbiztosítási alaphoz korábban már beadott hasonló dokumentumokat, akkor a szolgálati év beírására vonatkozó kérelem mellé köteles csatolni vagy a gazdasági nyilvántartási ügynökségnek, vagy pedig a kereskedelmi bíróságnak a végzését, amely alapján név szerint azonosítani tudják az illetőt, amiből kiderül, hogy mikor kezdett el dolgozni, mikor hozták meg a végzést, és meddig tartott a munkaviszonya.
A nyugdíjbiztosítási alap ellenőrzi, hogy a szolgálati évekre vonatkozó adatok és az összes átadott dokumentum pontos-e, és egyezteti a rendelkezésére álló adatokat a munkakönyvbe már korábban bejegyzett, a szolgálati évekre vonatkozó adatokkal. Ha a központi adattárban lévő bejegyzések és a munkakönyvben szereplő nyilvántartás egyezik, akkor a kérelmet átnyújtó bizonylatot kap arra vonatkozóan, hogy minden adat pontos és egyeztetett.
Amennyiben a központi nyilvántartásban az adatok nincsenek bejegyezve, akkor kiállítják az érintett személy részére az M-1/SP és M-2/SP űrlapot, és bejegyzik a központi adattárba.
Amennyiben megtörténik az M-1/SP és az M-2/SP űrlapok kitöltése, ennek alapján elkészítik a kérelmező M-4/SP űrlapját is, és elkészítik a kimutatást arról, hogy az adószerveknél befizette a kért időszakra az adót, a járulékot és a nyugdíjbiztosítási összeget, s ez alapján végre bejegyzik központi nyilvántartásba. Miután egyeztetnek minden űrlapon szereplő adatot és az összes rendelkezésre álló dokumentumot, beírhatják a szolgálati éveket is a munkakönyvbe.
A gazdasági társulások esetében a munkakönyvbe a szolgálati évet legkorábban 1989. január 1-jétől lehet bejegyezni. Abban az esetben, ha a gazdasági társulás alapítója vagy tagja munkaviszonyban van a gazdasági társulásnál, a munkakönyvébe az adatokat a munkaadó is beírhatja.
Azon dolgozók esetében, akik szakmai tevékenységet végeznek, a szolgálati év bejegyzését a munkakönyvbe, a köztársasági Nyugdíj- és Rokkantsági Biztosítási Alap kirendeltségénél kell kérvényezni, méghozzá azon a helyen, ahol a tevékenységet végző cégnek az állandó tartózkodási helye van. A kérelmet megfelelő nyomtatványon kell beadni, és csatolni kell a munkakönyvet, a személyazonossági igazolvány fénymásolatát, valamint az M-1/SP és az M-2/SP űrlap fénymásolatát, valamint bizonylatot arra vonatkozóan, hogy az adószerveknél befizették az adót és a járulékot, hogy rendszeresen fizetik a nyugdíjbiztosítást, és hogy mekkora összeget fizettek be nyugdíjbiztosításra.
A szakmai tevékenységet végzők körébe tartoznak az önálló művészek, a filmszakmában dolgozók és a profi sportolók, akiknek bizonylattal kell alátámasztaniuk, hogy az önálló szakmai tevékenység után fizették a nyugdíjjárulékot, s ezt teszik 2003. január 1-jétől mind a mai napig. Az 1983. július 1-je és a 2002. december 31-e közötti időszakra vonatkozóan a nyugdíjbiztosítás befizetését és az összeg nagyságát a fent említett kérvényezőkre vonatkozóan a köztársasági Nyugdíj- és Rokkantsági Biztosítási Alapnak az önálló tevékenységgel foglalkozók munkáját figyelemmel kísérő osztálya tartotta nyilván, tehát itt találhatók meg a részükre fontos adatok.
A lelkészek és az egyházi tisztviselők, s az egyház keretében dolgozók részére az adók és a járulékok, valamint a nyugdíjbiztosítás befizetésére vonatkozó adatokat 1983. június 1-jétől 2004. augusztus 31-éig a köztársasági nyugdíjbiztosítási alap megfelelő osztálya tartotta nyilván. Nekik megfelelő dokumentummal 2004. szeptember 1-jétől kell igazolniuk azt, hogy a szóban forgó kötelezettségeiket rendszeresen törlesztették.
Az önálló tevékenységgel foglalkozók munkakönyvébe a szolgálati évek bejegyzéseit legkorábban 1983. július 1-jétől lehet számítani, ettől a dátumtól kezdve jegyezhetik be a szóban forgó adatokat.
