A központosított bázis előnye, hogy az egyén az egész ország területén hozzáférhet az őt érintő születési, házassági vagy halotti anyakönyvi kivonathoz
Szinte teljes egészében befejeződött a szabadkai Anyakönyvi Hivatalban lévő adatok digitalizálása, így az anyakönyvek, a házasságlevelek és a halotti anyakönyvi kivonatok is bekerültek a számítógépbe. Az iratok nemcsak helyi szinten érhetők el, hanem a központi, országos adatbázisban is szerepelnek.
Ódri Kákonyi Zsuzsanna, a szabadkai Anyakönyvi Hivatal vezetője elmondta, az elmúlt száz évre visszamenőleg kellett digitalizálniuk az adatokat, és szinte teljes egészében be is fejezték ezt a munkát, ami persze nem zárul le, hiszen folyamatosan születnek gyerekek, köttetnek vagy bomlanak fel házasságok és halnak meg emberek, mindezt be kell jegyezni, s a számítógépes adatbázisba is be kell vezetni.
– Már 2009-ben megjelent az anyakönyvekről szóló törvény, ami alapján az anyakönyvek elektronikus formában való bevitelét 2014. december 27-ig be kellett fejezni, de ezt még két évvel meghosszabbították, így a határidő most járt le, és úgy tudom, büntetést is kilátásba helyeztek azoknak a községeknek az esetében, ahol a digitalizációt nem végezték el vagy késnek vele. Legelőször a születési könyveket vittük be, mert mindig arra van a legnagyobb szükség, majd a halotti könyvek következtek, hiszen például a restitúciós ügyekhez vagy a kettős állampolgársághoz a felmenők bizonyítására is szükség van, melyhez ezek a dokumentumok segítséget nyújtanak, így a házasságokról szóló anyakönyvi kivonatok bevitele kicsit lemaradt, ennek ellenére a munkát a minisztérium már tavaly augusztusban 99,9 százalékban jól dinamizált bevitelnek tekintette – mondta a hivatal vezetője.
A szabadkai könyvekben szereplő adatokat az operatőrök vagy anyakönyvvezetők egy helyi bázisba, a Mega Hermes nevű applikációba viszik be. Ezeket az adatokat a belgrádi minisztérium informatikai osztályának elvárásai alapján a helyi informatikai szolgálatnak kellett átkonvertálnia, és teszik ezt rendszeresen, hiszen a helyi napi beírások is ide kerülnek, hogy a központi adatbázis naprakész legyen.
– A közigazgatási minisztérium tavaly nyáron már előrejelezte, hogy a leghamarabb azok a községek, városi közigazgatások térnek át az adatok központosítására, amelyek területén létezik kórház vagy szülészet, vagyis azóta a szabadkai Közkórház is elektronikus úton küldi meg a bababejelentőt, és az újszülött személyi száma és lakhely-bejelentése központosított formában történik. Így ha a baba házasságban született, vagy házasságon kívül, de nem kell külön apasági elismerés, akkor nem kell külön bejönni a hivatalba ezért a dokumentumért. A központosított bázis előnye, hogy az egész ország területén hozzáférhető. Tehát bármelyik város anyakönyvi hivatalában kivehetőek ezek a dokumentumok, attól függetlenül, hogy ki melyik városban született és él, amennyiben lakhelyük szerint az anyakönyvi hivatalokban a digitalizáció megtörtént. Itt meg kell említenem, hogy a központosított rendszerből cirill betűs és szerb nyelvű kivonatokat adnak ki, kétnyelvű dokumentumot csak az a hivatal ad ki, ahol a bejegyeztetés történt, és ahol van lehetőség a kisebbség nyelvén kiadni a kivonatot. Így például egy szabadkai születésű magyar ember ha igényli, kétnyelvű anyakönyvi kivonatot kap Szabadkán, de ugyanezt a dokumentumot Újvidéken már szerb nyelven, cirill írásmódban adják ki neki, illetve, ha például valaki Óbecsén született, de Szabadkán van a lakhelye, akkor Szabadkán kiveheti a szükséges dokumentumot, viszont azt a központi adatbázisból hívják le, ami csak a szerb nyelvet és a cirill írásmódot ismeri, így a polgár is így fogja megkapni, kivéve a személynevet, amit kérhet kétnyelvűen, latin írásmóddal.
Ódri Kákonyi Zsuzsanna elmondta, a digitális anyakönyvi adatok esetében azonban fennáll a veszély, hogy a feltöltés közben például valamilyen elírás történik, és mondjuk József helyett Jézsef nevet írtak be, a magyarul anyakönyvezett személy neve cirill betűkkel és ékezetekkel került be vagy nem naprakészek az adatok. Ilyenkor javításra van szükség, de nem tudják a más községek által feltöltött adatokat kijavítani, ezért ilyenkor az ügyfélnek kell jeleznie a hibát, a javítás pedig némi időt vesz igénybe. A központosított adatbázis a személyes okmányok igénylésekor is megkönnyíti az ügyintézést, ugyanis a polgárok helyett az eljáró szervek szerezhetik be, vagyis hivatalból lekérhetik a szükséges dokumentumokat a polgár számára, azonban ezzel egyelőre nem sokan élnek. Tervben van, hogy az állampolgársági könyveket is digitalizálják majd, így az is elérhető lesz a központi adatbázisból, ahogy az anyakönyvek is, ami tovább könnyíti majd meg az ügyintézést.
